Am 1.8.2022 ist das neue Nachweisgesetz in Kraft getreten. Arbeitsverträge sollten daher auf ihre Aktualität überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.
Bei Verstoß droht Bußgeld von bis zu 2.000 Euro.
I. Hintergrund:
Aufgrund der Umsetzung der EU-Richtlinie über transparente und verlässliche Arbeitsbedingungen (EU-Richtlinie 2019/1152 – Arbeitsbedingungen-Richtlinie) musste der deutsche Gesetzgeber u. a. das Nachweisgesetz ändern, in dem verankert ist, welchen Informations- und Dokumentationspflichten der Arbeitgeber nachkommen muss.
II. Bisherige Pflichten des Arbeitgebers nach alter Fassung:
Auch das bisherige Nachweisgesetz regelte, dass der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen hatte. Dafür war bislang eine Frist von einem Monat seit Beginn des Arbeitsverhältnisses einzuhalten.
Dies betraf folgende Punkte:
- Name und Anschrift der Vertragsparteien
- Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
- bei Befristung: Dauer des Arbeitsverhältnisses
- Arbeitsort
- Charakterisierung oder Beschreibung der Tätigkeit
- Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts
- Arbeitszeit
- Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
- Kündigungsfristen
- Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind.
III. Zusätzliche Pflichten ab dem 1. August 2022:
Arbeitgeber müssen künftig bei Einstellungen von Mitarbeitern mehr Informationen geben als dies bisher der Fall war.
Seit 1. August 2022 müssen zusätzlich folgende Punkte schriftlich dokumentiert werden:
- Bei Befristung: Enddatum des Arbeitsverhältnisses (sofern es feststeht)
- Sofern vereinbart, die freie Wahl des Arbeitsorts durch den Arbeitnehmer
- Sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit
- Die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung
- Die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen
- Sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
- Ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
- Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist.
- Das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses
- Die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage (drei Wochen ab Zugang der Kündigung, vgl. § 4 S. 1 KSchG) sowie den Hinweis darauf, dass nach Ablauf der Klagefrist die Kündigung als rechtswirksam anzusehen ist (vgl. § 7 KSchG) und dies auch bei einem nicht ordnungsgemäßen
- Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage gilt.
IV. Für welche Fälle gelten die neuen Pflichten?
Die neuen Pflichten gelten bei Neueinstellungen ab dem 1. August 2022.
Im Gegensatz zur bisherigen Regelung muss dem Arbeitnehmer aber bereits am ersten Arbeitstag die Niederschrift mit den Informationen über den Namen und die Anschrift der Vertragsparteien, das Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung sowie über die Arbeitszeit vorgelegt werden. Die weiteren Nachweise müssen spätestens in sieben Kalendertagen nachgereicht werden.
V. Was gilt für Arbeitnehmer, die vor dem 1. August 2022 eingestellt wurden?
Arbeitnehmer, die vor dem 1. August 2022 eingestellt wurden, müssen nur dann schriftlich über ihre wesentlichen Arbeitsbedingungen unterrichtet werden, wenn sie den Arbeitgeber dazu auffordern. „Schriftlich“ bedeutet übrigens, dass die Niederschrift mit Originalunterschrift des Arbeitgebers an den Mitarbeiter ausgehändigt werden muss. Hier gilt eine Frist von sieben Tagen.
Informationen über Urlaub, betriebliche Altersversorgung, Pflichtfortbildung, Kündigungsverfahren und geltende Kollektivvereinbarungen müssen spätestens innerhalb eines Monats bereitgestellt werden.
Ändern sich die wesentlichen Arbeitsbedingungen in bestehenden Arbeitsverhältnissen, dann muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer spätestens am Tag der Änderung unterrichten. Gesetzesänderungen oder Änderungen in Tarifverträgen oder Betriebs- oder Dienstvereinbarungen müssen weiterhin nicht schriftlich angezeigt werden.
Sollten ohnehin bereits alle Punkte im schriftlichen Arbeitsvertrag dokumentiert sein, ist ein separater Nachweis nicht erforderlich.
VI. Was passiert bei einem Verstoß gegen das Nachweisgesetz?
Bei einem Verstoß gegen die Vorgaben aus dem Nachweisgesetz, droht jeweils ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro.
VII. Fazit
Die Neuregelungen gelten grundsätzlich für alle Arbeitsverträge, die ab dem 01.08.2022 geschlossen werden. Diese müssen vollumfänglich allen Nachweispflichten gerecht werden. Daher ist eine zeitnahe Anpassung der vorhandenen Muster geboten.
Bei Arbeitsverträgen, die vor dem 01.08.2022 abgeschlossen wurden ist keine Anpassung erforderlich. Allerdings ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer auf seine Aufforderung hin innerhalb von sieben Tagen die erforderlichen Nachweise schriftlich auszuhändigen. Aufgrund der kurzen Frist scheint es geboten, über entsprechende Vorlagen unter Berücksichtigung der ab dem 01.08.2022 geänderten Rechtslage zu verfügen.
