Elektronische Dokumente endlich auch im Arbeitsrecht – der digitale Arbeitsvertrag
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz tritt am 01.01.2025 in Kraft und hat auch Auswirkungen auf das Arbeitsrecht. Es werden damit die bisher strengen Regelungen zur Schriftform in verschiedenen arbeitsrechtlichen Regelungen aufgehoben und durch die Notwendigkeit der Textform (digitale Unterlagen) ersetzt. Dies betrifft u.a. das Nachweisgesetz, das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz sowie das SGB VI. Die praktischste Bedeutung dürfte hierbei die Änderung in § 2 Abs. 1 Nachweisgesetz haben, da die dort bisher festgeschriebene Schriftform die Verwendung von elektronischen Arbeitsverträgen, ohne weitere Zusatzdokumente, unmöglich machte. Dies ändert die Neuregelung und die Verwendung von ausschließlich elektronischen Arbeitsverträgen ist nunmehr prinzipiell möglich.
Zahlreiche Ausnahmen beim digitalen Arbeitsvertrag
Aber Vorsicht, der berühmte Teufel steckt hier im Detail. Leider bringt das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz zahlreiche Ausnahmen mit sich und unterlässt, unbewusst oder bewusst, in der Praxis wichtige weitere Anpassungen hin zur Textform. Hinzuweisen ist hier insbesondere auf § 14 Abs. 4 TzBfG und § 623 BGB, wonach die wirksame Befristung und die Kündigung von Arbeitsverträgen weiterhin der Schriftform bedarf. Hier könnte sich § 14 Abs. 4 TzBfG in der Praxis zum größten Stolperstein entwickeln. Auch sind von der Vereinfachung des Formerfordernisses im Nachweisgesetz sämtliche Betriebe des § 2a Abs. 1 SchwarzArbG (u.a. Bau, Spedition, Logistik, Gaststätten, Gebäudereinigung etc.) ausgeschlossen. Hier wird es wohl weiter bei rein schriftlichen Arbeitsverträgen verbleiben müssen.
Vereinfachte Nachweispflichten am 01.01.2025
Im Einzelnen gelten ab 01.01.2025 vereinfachte Nachweispflichten. Der Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen in Textform genügt und die digitale Übermittlung ist damit möglich. Voraussetzung ist, dass das Dokument für die Arbeitnehmer zugänglich ist, es gespeichert sowie ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber die Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen. Dies macht einen rein digitalen Arbeitsvertrag sowie digitale Änderungen von Arbeitsverträgen, soweit dieser nicht befristet ist und kein Betrieb nach § 2a Abs. 1 SchwarzArbG vorliegt, zulässig. Dies jedenfalls solange die Arbeitnehmer keinen Nachweis in Schriftform verlangen.
Ob sich die obigen Änderungen in der Praxis bewähren, wird sich zeigen. Ein besonderes Augenmerk muss auf den, leider weiterhin, zahlreichen Ausnahmen liegen. Eine Entscheidung zur Einführung eines rein digitalen Arbeitsvertrages in ihrem Unternehmen ist zukunftsorientiert, muss jedoch anhand der für sie geltende Gesamtumstände abgewogen werden.
Gerne beraten wir sie hierzu individuell. Unser Fachanwalt für Arbeitsrecht Christian Semmler steht Ihnen gerne für Fragen zur Verfügung. 0931 35939-0
